Chi vede i calendari: accessi, tipo e assegnatari

Ogni calendario ha un proprietario e un elenco di persone che lo vedono. Il tipo, Personale o Pubblico, decide chi viene assegnato ad appuntamenti e task.

In un team i calendari non sono tutti di tutti: quello di un negozio lo usano in molti, quello personale di un collega no. In Clara lo decidi calendario per calendario, da Calendario → Impostazioni Calendari → Calendari, scheda Accesso.

Personale o Pubblico

In cima alla scheda scegli il tipo del calendario. Cambia una cosa sola: chi viene assegnato ad appuntamenti e task.

• Personale — l'agenda di una persona. Il proprietario è sempre assegnato a tutto quello che nasce lì, e non si può togliere (salvo negli eventi che personalizzano gli assegnatari, vedi sotto). I calendari creati in automatico per ogni utente sono sempre personali.
• Pubblico — l'agenda di un negozio, di una sede, di un servizio. Nessuno è fisso: si propongono gli assegnatari di default (uno, più di uno o nessuno) e chi crea l'appuntamento li può cambiare.

Un calendario nuovo nasce Pubblico, con te tra gli assegnatari di default. Puoi passarlo a Personale quando vuoi: vale per gli appuntamenti e i task che crei da quel momento.

Chi lo vede e cosa può fare

Sotto il tipo c'è l'elenco delle persone che vedono il calendario nella loro agenda. Il proprietario c'è sempre; gli altri li aggiungi con Aggiungi persone…. Per ognuno hai quattro interruttori:

• Visualizza — vede il calendario e ci lavora: crea, sposta, modifica, assegna, disdice ed elimina appuntamenti e task.
• Modifica — tutto quello di Visualizza, più le impostazioni del calendario (nome, orari, eventi, avvisi, chi è assegnato di default).
• Assegnatario — la persona si propone da sola su ogni appuntamento e task nuovo del calendario.
• Proprietario — ce n'è sempre uno solo acceso: serve a passare il calendario a un'altra persona (vedi sotto).

Visualizza e Modifica si escludono: accendendo uno si spegne l'altro. Per togliere l'accesso a qualcuno c'è la × in fondo alla riga, e così esce anche dagli assegnatari di default. Gli amministratori gestiscono tutti i calendari da qui, ma nella loro agenda vedono solo quelli in cui sono inclusi.

Cambiare il proprietario

Quando una persona lascia, o un calendario passa di mano, non serve ricrearlo: nella colonna Proprietario accendi l'interruttore della persona che lo prende. Deve essere già nell'elenco; se non c'è, prima la aggiungi con Aggiungi persone….

• Possono farlo gli amministratori e il proprietario attuale, non chi ha solo Modifica.
• Una finestra ti chiede conferma, e il passaggio vale dal Salva modifiche.
• Il vecchio proprietario resta con Modifica: se non deve più vederlo, lo togli con la ×.
• Appuntamenti, task, orari ed eventi del calendario non cambiano.
• Se il calendario scriveva sul Google Calendar del vecchio proprietario, quel collegamento viene tolto (la conferma te lo dice prima). Gli appuntamenti già copiati su Google restano.

I calendari personali che Clara crea in automatico per ogni utente non si cedono: ognuno tiene il suo.

Assegnatari diversi per un evento

Gli assegnatari di default del calendario valgono per tutti i suoi eventi. Se un evento ha bisogno di persone diverse (la prima visita la fa sempre Mario, il ritiro lo segue chi è in negozio), nella scheda Accesso dell'evento accendi Personalizza per questo evento e scegli. Vale per gli appuntamenti presi su quell'evento da qualsiasi via: dal link pubblico, dalla chat, dalle automazioni. Appuntamenti liberi e task seguono sempre il calendario. I dettagli sono in Creare eventi prenotabili.

Gli avvisi quando cambiano i permessi

Quando qualcuno cambia i tuoi permessi su un calendario, Clara te lo scrive nella chat interna: ti hanno dato accesso, te l'hanno tolto, sei passato da Visualizza a Modifica, sei entrato o uscito dagli assegnatari, sei diventato proprietario. Un messaggio solo, anche se i cambi sono più di uno, e mai a chi ha fatto la modifica.

Appuntamenti e task senza assegnatario

Su un calendario Pubblico un appuntamento o un task può nascere senza nessuno: per esempio una prenotazione dal sito quando il calendario non ha assegnatari di default. In agenda lo riconosci da un pallino tratteggiato con l'omino barrato, e nel dettaglio compare Da assegnare: chi lo prende in carico si aggiunge col + degli assegnatari.

Per vederli tutti insieme, nel menu Vista e filtri apri Assegnatario e scegli Da assegnare. Nella stessa sezione trovi I miei, per vedere solo quello che è assegnato a te, e l'elenco dei colleghi, per filtrare su una o più persone. Il filtro vale per appuntamenti e task.

Come li ritrovi in sidebar

Nella colonna di sinistra i calendari sono raggruppati:

• Miei — quelli di cui sei proprietario.
• Condivisi con me — quelli che qualcuno ha condiviso con te.
• Altri utenti — i calendari dei colleghi che puoi vedere.

Ogni gruppo si apre e si chiude, e con Nascondi tutti / Mostra tutti ripulisci la vista in un colpo quando la settimana è affollata.