Gestire gli appuntamenti

Crei appuntamenti dalla chat o dall'agenda, anche con più partecipanti, li sposti o li disdici, e segni chi si è presentato. A ogni passaggio Clara può avvisare chi deve saperlo.

Gli appuntamenti si vedono nel Calendario (viste Giorno / Settimana / Mese / Agenda). Per crearli, apri + Crea: il menu propone tre cose diverse — Task, Evento e Appuntamento libero.

Creare un appuntamento

Dal menu + Crea hai due modi per fissare un appuntamento (la terza voce, Task, è un'attività da fare: vedi Task: creare e assegnare).

• Evento — parti da un evento prenotabile: Clara propone gli slot secondo fasce, eccezioni, buffer e impegni Google. Gli slot già occupati restano visibili ma disabilitati: se serve davvero sovrapporre, selezioni l'orario a mano e la modale te lo dice — l'appuntamento viene salvato come forzato. Una sovrapposizione è sempre una scelta dichiarata, mai un incidente.
• Appuntamento libero — senza un evento, scegli calendario, contatto e orario e imposti tu inizio e fine a mano.

In cima alla modale c'è il Titolo (es. Rogito appartamento Rossi): finisce in agenda, su Google Calendar e nei messaggi al posto del nome dell'evento. Lasciato vuoto, vale il comportamento di sempre — il nome dell'evento, o quello del cliente.

Puoi collegare l'appuntamento a un contatto della rubrica e a uno o più casi del CRM, e assegnarlo a uno o più membri del team. Se il caso appartiene a una tipologia riservata a cui non hai accesso, in agenda vedi solo «Caso riservato»: l'orario resta occupato, il contenuto no. Funziona anche sulle chat di gruppo: vedi appuntamenti sui gruppi.

Mentre scegli data e ora, se l'orario si sovrappone a qualcosa sullo stesso calendario — un altro appuntamento, un blocco «Non disponibile», un impegno di Google — la modale te lo dice in un riquadro, con cosa c'è e a che ora. È un avviso, non un divieto: se va bene così, salvi.

Il dettaglio dell'appuntamento

Fai clic su un appuntamento per aprirne il dettaglio a lato. Le cose che cambi più spesso si cambiano lì, senza riaprire la modale: la matita accanto al titolo di ogni sezione apre la modifica, e note e descrizioni hanno i loro Salva e Annulla.

• Contatto non in rubrica — se chi ha l'appuntamento non è ancora salvato, sotto il nome leggi Non salvato in rubrica · Crea contatto: si apre la stessa scheda della chat, e appena salvi il contatto è agganciato all'appuntamento.
• Casi — un appuntamento può avere più casi collegati, raggruppati per persona: con tre partecipanti vedi i casi di ciascuno sotto il suo nome. Per togliere una persona che ha un caso collegato, prima scolleghi il caso.
• Chi l'ha creato — in fondo al dettaglio c'è sempre la provenienza, con giorno e ora: Creato da Mario Rossi, Creato con Cowork, Creato dall'automazione «Follow-up», via API, via MCP o dal link pubblico. Utile quando vuoi capire da dove arrivano davvero le prenotazioni.

Più partecipanti sullo stesso appuntamento

Un appuntamento può avere più partecipanti: in agenda resta un incontro solo, ma ogni persona riceve i propri messaggi WhatsApp nella propria chat e ha il proprio link. Il caso tipico è la riunione — il rogito con geometra, notaio e banca.

Con un partecipante la modale è quella di sempre; da + Aggiungi destinatario in poi diventa una lista. Su ogni riga trovi:

• l'interruttore avvisa — spegnilo per chi non deve ricevere messaggi, conferme e promemoria compresi. È una scelta per persona, non più unica per l'appuntamento;
• il menù del permesso (vedi sotto);
• la × per rimuovere il partecipante.

Prima di salvare, la modale dice sempre quanti messaggi partiranno e per chi si aprirà una conversazione nuova.

Chi viene aggiunto dopo riceve la sua conferma, con i promemoria futuri già in programma. Chi viene rimosso riceve il messaggio di rinuncia (se il suo «avvisa» è acceso) e i suoi promemoria si fermano; gli altri non ricevono nulla, perché per loro non è cambiato niente.

I permessi dal link

Ogni partecipante riceve nei messaggi il proprio link di gestione. Cosa può farci lo decidi tu, persona per persona:

La rinuncia è sempre possibile, con qualunque permesso: chi non può venire, meglio saperlo. Se rinuncia l'ultimo partecipante rimasto, l'appuntamento si annulla — e la pagina lo dichiara prima della conferma. Il permesso si cambia in qualsiasi momento dalla modale, e vale subito anche per i link già inviati.

Spostare e disdire da soli, dal link, vale entro le regole self-service dell'evento (o del calendario, per gli appuntamenti liberi): l'interruttore «Il cliente può disdire e spostare l'appuntamento dal link» e il suo limite in ore. Vedi creare eventi prenotabili.

L'avviso al cliente

Quando crei, sposti o annulli un appuntamento, i messaggi WhatsApp seguono gli interruttori Notifiche del calendario — o dell'evento, se li ha personalizzati — e, per ogni partecipante, il suo avvisa. Un messaggio parte solo se tutti e due dicono di sì.

Riprogrammare, spostare, disdire

• Riprogramma — sposti l'appuntamento su un nuovo orario; se attivo, l'avviso di riprogrammazione parte a tutti i partecipanti attivi.
• Trascina in agenda — lo stesso spostamento, con il mouse. Se mentre trascini l'appuntamento finisce sopra qualcos'altro, il riquadro si colora d'ambra e prima di confermare vedi cosa copriresti: il bottone diventa Sposta comunque. Decidi tu, ma mai a tua insaputa.
• Disdici — annulli l'appuntamento per tutti, con un motivo facoltativo; parte l'avviso di disdetta.

Segnare le presenze

Dopo l'appuntamento segni com'è andata: Presente o Assente. I due bottoni stanno nel dettaglio dell'appuntamento, sulla riga del contatto, e compaiono dal giorno dell'appuntamento in poi — a metà mattina sai già chi non è venuto. Toccarli di nuovo toglie l'esito, se hai sbagliato.

Con più partecipanti segni persona per persona: al rogito il geometra c'era, il notaio no.

Segnare le presenze non manda nessun messaggio al cliente: serve a te e al team, per sapere com'è andata.

In agenda, sulla card di ogni appuntamento, un'icona ti dice a colpo d'occhio a che punto sei:

Dal menu Vista del calendario puoi mostrare solo gli appuntamenti con un certo esito — Presente, Assente, Non segnato — per esempio per ritrovare in un attimo quelli ancora da segnare. Vedi Calendario: cos'è e come si attiva.

Promemoria

I promemoria partono in automatico prima dell'appuntamento, a ogni partecipante attivo con l'«avvisa» acceso: è il modo più semplice per ridurre le assenze. Si impostano sul calendario, e ogni evento può personalizzarli.