Gestire gli appuntamenti
Crei appuntamenti dalla chat o dall'agenda, li sposti o li disdici, e segni chi non si presenta. A ogni passaggio Clara può avvisare il cliente su WhatsApp.
Gli appuntamenti si vedono nel Calendario (viste Giorno / Settimana / Mese / Agenda). Per crearli, apri + Crea: il menu propone tre cose diverse — Task, Evento e Appuntamento libero.
Creare un appuntamento
Dal menu + Crea hai due modi per fissare un appuntamento (la terza voce, Task, è un'attività da fare: vedi Task: creare e assegnare).
- Evento — parti da un evento prenotabile: Clara propone solo gli slot liberi (secondo fasce, eccezioni, buffer e impegni Google).
- Appuntamento libero — senza un evento, scegli calendario, contatto e orario e imposti tu inizio e fine a mano.
Puoi collegare l'appuntamento a un contatto della rubrica e a un caso del CRM, e assegnarlo a uno o più membri del team. Funziona anche sulle chat di gruppo: vedi appuntamenti sui gruppi.
Di ogni appuntamento resta l'origine: se l'ha creato un operatore, se è arrivato dal link pubblico, da Google, da un'automazione o via API. Utile quando vuoi capire da dove arrivano davvero le prenotazioni.
L'avviso al cliente
Quando crei, sposti o annulli un appuntamento, l'invio del messaggio WhatsApp al cliente segue i toggle Notifiche del calendario (Conferma, Disdetta, Riprogrammazione). Puoi comunque forzarlo o disattivarlo per il singolo appuntamento.
Riprogrammare, disdire, no-show
- Riprogramma — sposti l'appuntamento su un nuovo orario; se attivo, parte l'avviso di riprogrammazione.
- Disdici — annulli l'appuntamento, con un motivo facoltativo; se attivo, parte l'avviso di disdetta.
- No-show — segni chi non si è presentato. Compare solo dopo l'orario dell'appuntamento (prima non avrebbe senso) e non manda nessun messaggio al cliente: serve a te, per tenere traccia.
Promemoria
I promemoria impostati sul calendario partono in automatico prima dell'appuntamento: è il modo più semplice per abbattere i no-show.
