Gestire gli appuntamenti

Crei appuntamenti dalla chat o dall'agenda, anche con più partecipanti, li sposti o li disdici, e segni chi si è presentato. A ogni passaggio Clara può avvisare chi deve saperlo.

Gli appuntamenti si vedono nel Calendario (viste Giorno / Settimana / Mese / Agenda). Per crearli, apri + Crea: il menu propone quattro cose diverse — Task, Evento, Appuntamento libero e Blocco.

Creare un appuntamento

Dal menu + Crea hai due modi per fissare un appuntamento. Le altre due voci sono diverse: Task è un'attività da fare (vedi Task: creare e assegnare) e Blocco occupa uno spazio del calendario quando non ci sei (vedi Blocchi «Non disponibile»). Se invece trascini sulla griglia del calendario, il menu propone solo Appuntamento libero e Blocco.

• Evento — parti da un evento prenotabile: Clara propone gli slot secondo fasce, eccezioni, buffer e impegni Google. Gli slot già occupati restano visibili ma disabilitati: se serve davvero sovrapporre, selezioni l'orario a mano e la modale te lo dice — l'appuntamento viene salvato come forzato. Una sovrapposizione è sempre una scelta dichiarata, mai un incidente.
• Appuntamento libero — senza un evento, scegli calendario, contatto e orario e imposti tu inizio e fine a mano.

In cima alla modale c'è il Titolo (es. Rogito appartamento Rossi): finisce in agenda, su Google Calendar e nei messaggi al posto del nome dell'evento. Lasciato vuoto, vale il comportamento di sempre — il nome dell'evento, o quello del cliente.

Puoi collegare l'appuntamento a un contatto della rubrica e a uno o più casi del CRM. Se il contatto ha un dato da correggere, la matita accanto al suo nome nell'elenco lo modifica al volo, senza lasciare la modale. Se il caso appartiene a una tipologia riservata a cui non hai accesso, in agenda vedi solo «Caso riservato»: l'orario resta occupato, il contenuto no. Funziona anche sulle chat di gruppo: vedi appuntamenti sui gruppi.

Gli assegnatari si propongono da soli, secondo il tipo del calendario: su un calendario Personale il proprietario è sempre assegnato e non si toglie; su un calendario Pubblico compaiono gli assegnatari di default, che puoi togliere o cambiare. Su un Pubblico puoi anche lasciarlo senza nessuno: l'appuntamento resta Da assegnare finché un collega non lo prende in carico.

Mentre scegli data e ora, se l'orario si sovrappone a qualcosa sullo stesso calendario — un altro appuntamento, un blocco «Non disponibile», un impegno di Google — la modale te lo dice in un riquadro, con cosa c'è e a che ora. È un avviso, non un divieto: se va bene così, salvi.

Il dettaglio dell'appuntamento

Fai clic su un appuntamento per aprirne il dettaglio a lato. Le cose che cambi più spesso si cambiano lì, senza riaprire la modale: la matita accanto al titolo di ogni sezione apre la modifica, e note e descrizioni hanno i loro Salva e Annulla.

• Assegnatari — col + aggiungi o togli chi segue l'appuntamento. Se non c'è nessuno leggi Da assegnare, e in agenda la card ha un pallino tratteggiato al posto degli avatar; il filtro Assegnatario → Solo da assegnare nel menu della vista li raccoglie tutti.
• Contatto non in rubrica — se chi ha l'appuntamento non è ancora salvato, sotto il nome leggi Non salvato in rubrica · Crea contatto: si apre la stessa scheda della chat, e appena salvi il contatto è agganciato all'appuntamento.
• Casi — un appuntamento può avere più casi collegati, raggruppati per persona: con tre partecipanti vedi i casi di ciascuno sotto il suo nome. Anche sulla card in agenda compaiono tutti, ognuno su una riga con il pallino della sua tipologia. Per togliere una persona che ha un caso collegato, prima scolleghi il caso.
• Chi l'ha creato — in fondo al dettaglio c'è sempre la provenienza, con giorno e ora: Creato da Mario Rossi, Creato con Cowork, Creato dall'automazione «Follow-up», via API, via MCP o dal link pubblico. Utile quando vuoi capire da dove arrivano davvero le prenotazioni.

Più partecipanti sullo stesso appuntamento

Un appuntamento può avere più partecipanti: in agenda resta un incontro solo, ma ogni persona riceve i propri messaggi WhatsApp nella propria chat e ha il proprio link. Il caso tipico è la riunione — il rogito con geometra, notaio e banca.

Con un partecipante la modale è quella di sempre; da + Aggiungi destinatario in poi diventa una lista. Su ogni riga trovi:

• l'interruttore avvisa — spegnilo per chi non deve ricevere messaggi, conferme e promemoria compresi. È una scelta per persona, non più unica per l'appuntamento;
• il menù del permesso (vedi sotto);
• la × per rimuovere il partecipante.

Prima di salvare, la modale dice sempre quanti messaggi partiranno e per chi si aprirà una conversazione nuova.

Chi viene aggiunto dopo riceve la sua conferma, con i promemoria futuri già in programma. Chi viene rimosso riceve il messaggio di rinuncia (se il suo «avvisa» è acceso) e i suoi promemoria si fermano; gli altri non ricevono nulla, perché per loro non è cambiato niente.

I permessi dal link

Ogni partecipante riceve nei messaggi il proprio link di gestione. Cosa può farci lo decidi tu, persona per persona:

La rinuncia è sempre possibile, con qualunque permesso: chi non può venire, meglio saperlo. Se rinuncia l'ultimo partecipante rimasto, l'appuntamento si annulla — e la pagina lo dichiara prima della conferma. Il permesso si cambia in qualsiasi momento dalla modale, e vale subito anche per i link già inviati.

Spostare e disdire da soli, dal link, vale entro le regole self-service dell'evento (o del calendario, per gli appuntamenti liberi): l'interruttore «Il cliente può disdire e spostare l'appuntamento dal link» e il suo limite in ore. Vedi creare eventi prenotabili.

L'avviso al cliente

Quando crei, sposti o annulli un appuntamento, i messaggi WhatsApp seguono gli interruttori Notifiche del calendario — o dell'evento, se li ha personalizzati — e, per ogni partecipante, il suo avvisa. Un messaggio parte solo se tutti e due dicono di sì.

Riprogrammare, spostare, disdire

• Riprogramma — sposti l'appuntamento su un nuovo orario; se attivo, l'avviso di riprogrammazione parte a tutti i partecipanti attivi.
• Trascina in agenda — lo stesso spostamento, con il mouse, in qualunque vista: la card ti resta in mano e le altre si stringono per farle posto (vedi trascinare). Al rilascio si apre la conferma, accanto alla card o, nell'Agenda, dentro la card: da che ora a che ora, l'inizio da ritoccare se serve, e l'interruttore Avvisa il cliente. Se l'appuntamento finisce sopra qualcos'altro, la conferma ti dice cosa copriresti e il bottone diventa Sposta comunque. Decidi tu, ma mai a tua insaputa.
• Dal telefono — tieni premuto l'appuntamento e scegli Sposta o cambia orario: stesso giorno o un altro, con le stesse avvertenze sulle sovrapposizioni.
• Disdici — annulli l'appuntamento per tutti, con un motivo facoltativo; parte l'avviso di disdetta.

Segnare le presenze

Dopo l'appuntamento segni com'è andata: Presente o Assente. I due bottoni stanno nel dettaglio dell'appuntamento, sulla riga del contatto, e compaiono dal giorno dell'appuntamento in poi — a metà mattina sai già chi non è venuto. Toccarli di nuovo toglie l'esito, se hai sbagliato.

Con più partecipanti segni persona per persona: al rogito il geometra c'era, il notaio no.

Segnare le presenze non manda nessun messaggio al cliente: serve a te e al team, per sapere com'è andata.

In agenda, sulla card di ogni appuntamento, un'icona ti dice a colpo d'occhio a che punto sei:

Dal menu Vista del calendario puoi mostrare solo gli appuntamenti con un certo esito — Presente, Assente, Non segnato — per esempio per ritrovare in un attimo quelli ancora da segnare. Vedi Calendario: cos'è e come si attiva.

Promemoria

I promemoria partono in automatico prima dell'appuntamento, a ogni partecipante attivo con l'«avvisa» acceso: è il modo più semplice per ridurre le assenze. Si impostano sul calendario, e ogni evento può personalizzarli.