Task: creare e assegnare

I task sono le cose da fare a calendario: li crei, li assegni a te o al team, li ritrovi nell'agenda e li spunti quando sono fatti.

I task sono le attività da fare che vivono nel calendario, accanto ad appuntamenti ed eventi. Li crei dal calendario, li assegni a te o ai colleghi, e li ritrovi sia in agenda sia nel pannello I miei task.

Dove si trovano

• I miei task — nella Chat App, dall'icona con la spunta nel menu a sinistra: è l'elenco dei task assegnati a te, con una ricerca per filtrarli e il bottone + Nuovo task per crearne uno al volo, senza passare dal calendario.
• Nel calendario — ogni task compare al suo orario, con un cerchio da spuntare quando è completato.

Creare un task

1. Nel Calendario, apri + Crea e scegli Task ("Task a calendario"). Oppure, da I miei task, premi + Nuovo task: la data è già oggi e l'assegnatario sei tu.
2. Compila i campi:
   • Contatto (facoltativo) — collega il task a un contatto della rubrica o a un Gruppo; puoi anche crearne uno nuovo al volo. Con Aggiungi contatto ne colleghi più d'uno: la chiamata di aggiornamento con il cliente e il suo commercialista è un task solo.
   • Calendario — su quale calendario appare il task.
   • Tipologia — la tipologia del CRM da collegare, se serve (altrimenti Nessuna).
   • Titolo — es. Riconciliazione - CLIENTE X.
   • Data e ora / Tutto il giorno — quando finisce in agenda; attiva Tutto il giorno per i task senza un orario preciso.
   • Scadenza — la data entro cui va chiuso.
   • Priorità — Nessuna o il livello che preferisci.
   • Ricorrenza — se il task si ripete (di default Non si ripete).
   • Promemoria — con + Aggiungi promemoria avvisi gli assegnatari, che ricevono una notifica interna. Sui task senza orario, il promemoria scatta alle 09:00 del giorno calcolato.
   • Assegnatari — a chi è affidato: te stesso e/o altri membri del team (minimo uno).
   • Descrizione — i dettagli del task.
3. Crea task.

Se crei un task per un collega da I miei task, un messaggio te lo conferma: il pannello mostra solo i tuoi, quindi lì non lo vedrai.

Gestire un task

Fai clic sul task nel calendario per aprirne il dettaglio a lato. Da qui puoi:

• spuntare il cerchio per segnarlo come completato — anche se il task è assegnato a un collega: chiuderlo è collaborazione, non una modifica, e resta scritto chi l'ha completato;
• cambiare al volo data e ora, scadenza, priorità e tipologia dalla matita della card, e modificare calendario e assegnatari;
• aggiungere o togliere contatti; se uno non è ancora in rubrica, sotto il nome trovi Crea contatto;
• Associa per collegare uno o più casi del CRM, raggruppati per persona. Per togliere un contatto che ha un caso collegato, prima scolleghi il caso;
• aprire la scheda Attività per seguire cosa è successo sul task, e leggere in fondo chi l'ha creato e quando — un collega, Cowork, un'automazione, l'API.

Un task collegato a dei contatti compare anche nella chat di ciascuno, come succede per gli appuntamenti: chi apre la conversazione vede che c'è qualcosa da fare per quella persona.

Task, eventi e appuntamenti

Nel menu + Crea trovi tre cose diverse, che è bene non confondere:

• Task — un'attività da fare (questa guida).
• Evento — una prenotazione su un evento prenotabile.
• Appuntamento libero — un appuntamento con solo calendario, contatto e orario.

Un buon modo per usarli: gli appuntamenti sono con il cliente, i task sono per te e il team — le cose da fare prima, dopo o al posto di un incontro.

Un task può nascere anche da un'automazione, e cadere nel giorno di una data del caso — la scadenza, per esempio — con un promemoria qualche giorno prima.