Task: creare e assegnare

I task sono le cose da fare a calendario: li crei, li assegni a te o al team, li ritrovi nell'agenda e li spunti quando sono fatti.

I task sono le attività da fare che vivono nel calendario, accanto ad appuntamenti ed eventi. Li crei dal calendario, li assegni a te o ai colleghi, e li ritrovi sia in agenda sia nel pannello I miei task.

Dove si trovano

• I miei task — nella Chat App, dall'icona con la spunta nel menu a sinistra: è l'elenco dei task assegnati a te, con una ricerca per filtrarli e il bottone + Nuovo task per crearne uno al volo, senza passare dal calendario.
• Nel calendario — ogni task compare al suo orario, con un cerchio da spuntare quando è completato. Nell'Agenda i task di ogni giorno sono raccolti in Task del giorno, con quanti ne hai già fatti: card basse che, passandoci sopra, si aprono e mostrano contatto, caso, descrizione, priorità e calendario.

Creare un task

1. Nel Calendario, apri + Crea e scegli Task ("Task a calendario"). Oppure, da I miei task, premi + Nuovo task: la data è già oggi e il calendario è il tuo predefinito.
2. Compila i campi:
   • Contatto (facoltativo) — collega il task a un contatto della rubrica o a un Gruppo; puoi anche crearne uno nuovo al volo. Con Aggiungi contatto ne colleghi più d'uno: la chiamata di aggiornamento con il cliente e il suo commercialista è un task solo.
   • Calendario — su quale calendario appare il task.
   • Tipologia — la tipologia del CRM da collegare, se serve (altrimenti Nessuna).
   • Titolo — es. Riconciliazione - CLIENTE X.
   • Data e ora / Tutto il giorno — quando finisce in agenda; attiva Tutto il giorno per i task senza un orario preciso.
   • Scadenza — la data entro cui va chiuso.
   • Priorità — Nessuna o il livello che preferisci.
   • Ricorrenza — se il task si ripete (di default Non si ripete).
   • Promemoria — con + Aggiungi promemoria avvisi gli assegnatari, che ricevono una notifica interna. Sui task senza orario, il promemoria scatta alle 09:00 del giorno calcolato.
   • Assegnatari — a chi è affidato. Si propongono da soli secondo il tipo del calendario: su un calendario Personale c'è sempre il proprietario; su un Pubblico gli assegnatari di default, che puoi cambiare o togliere del tutto: il task resta Da assegnare finché qualcuno non lo prende.
   • Descrizione — i dettagli del task.
3. Crea task.

Se crei un task per un collega da I miei task, un messaggio te lo conferma: il pannello mostra solo i tuoi, quindi lì non lo vedrai.

Gestire un task

Fai clic sul task nel calendario per aprirne il dettaglio a lato. Da qui puoi:

• spuntare il cerchio per segnarlo come completato — anche se il task è assegnato a un collega: chiuderlo è collaborazione, non una modifica, e resta scritto chi l'ha completato;
• cambiare al volo data e ora, scadenza, priorità e tipologia dalla matita della card, e modificare gli assegnatari: chi vede il calendario può prendere in carico un task Da assegnare col +;
• aggiungere o togliere contatti; se uno non è ancora in rubrica, sotto il nome trovi Crea contatto;
• Associa per collegare uno o più casi del CRM, raggruppati per persona. Per togliere un contatto che ha un caso collegato, prima scolleghi il caso;
• aprire la scheda Attività per seguire cosa è successo sul task, e leggere in fondo chi l'ha creato e quando — un collega, Cowork, un'automazione, l'API.

Un task collegato a dei contatti compare anche nella chat di ciascuno, come succede per gli appuntamenti: chi apre la conversazione vede che c'è qualcosa da fare per quella persona.

Spostare un task

Trascina il task su un altro giorno o un altro orario, in qualunque vista — anche nel Mese. Al rilascio si apre una piccola conferma: l'ora si ritocca lì, oppure scegli In giornata per lasciarlo senza un orario. Il task non manda messaggi, quindi non c'è nessuno da avvisare. Se il task si ripete, lo sposti solo questa volta: le altre ripetizioni restano dove sono, e la conferma te lo ricorda.

Task, eventi e appuntamenti

Nel menu + Crea trovi quattro cose diverse, che è bene non confondere:

• Task — un'attività da fare (questa guida).
• Evento — una prenotazione su un evento prenotabile.
• Appuntamento libero — un appuntamento con solo calendario, contatto e orario.
• Blocco — uno spazio del calendario in cui non ci sei: nessuno può prenotarlo. Vedi Blocchi «Non disponibile».

Un buon modo per usarli: gli appuntamenti sono con il cliente, i task sono per te e il team — le cose da fare prima, dopo o al posto di un incontro.

Un task può nascere anche da un'automazione, e cadere nel giorno di una data del caso — la scadenza, per esempio — con un promemoria qualche giorno prima.