Calendario: cos'è e come si attiva

Con il Calendario i clienti prenotano appuntamenti su WhatsApp, tu li gestisci in un'unica agenda e Clara manda promemoria per ridurre i no-show.

Il Calendario è un add-on di Clara: trasforma le conversazioni in appuntamenti prenotabili, sincronizza tutto con Google Calendar e manda al cliente conferme e promemoria via WhatsApp. Lo attivi dall'Abbonamento (è incluso nel piano Pro).

Dove si trova

Apri il Calendario dall'icona nella barra laterale sinistra. In alto scegli la vista Giorno, Settimana, Mese o Agenda, usa Oggi e le frecce per spostarti, e + Crea per aggiungere un appuntamento al volo.

A sinistra hai il mini-calendario del mese, con un pallino sotto i giorni che hanno impegni, e l'elenco dei calendari, divisi in Miei, Condivisi con me e Altri utenti, ognuno con la sua icona: la spunta accanto a ciascuno mostra o nasconde i relativi appuntamenti, e Nascondi tutti ripulisce la vista con un clic. Con il bottone in cima alla colonna la riduci a una striscia: restano il +, il mini-calendario, le impostazioni e un cerchio per ogni calendario, da accendere e spegnere con un clic. La griglia guadagna tutto quello spazio. Su chi vede cosa, vedi visibilità e condivisioni.

Dal menu + Crea non nascono solo appuntamenti: ci sono Task (le cose da fare, vedi Task), Evento (una prenotazione su un evento), Appuntamento libero e Blocco, per segnare quando il calendario non è disponibile (vedi Blocchi «Non disponibile»). Lo stesso menu si apre anche con un clic su un orario della griglia; se invece trascini su più ore, scegli fra appuntamento libero e blocco.

Leggere l'agenda

• Il giorno di oggi è evidenziato, in Settimana e in Mese: lo ritrovi al volo anche scorrendo.
• Ogni card si legge Contatto — Tipo (Mario Rossi — Visita): prima chi, poi cosa. Lo stesso ordine lo trovi nel titolo dell'evento su Google Calendar.
• L'icona delle presenze sulla card dice com'è andato l'appuntamento: verde tutti presenti, ambra solo in parte, rossa nessuno, grigia ancora da segnare. Vedi segnare le presenze.
• I blocchi si vedono come un tratteggio nel colore del calendario, sotto gli appuntamenti.
• Nelle viste Giorno e Settimana le ore non lavorative sono in grigio: sono quelle fuori dalla disponibilità dei calendari che stai guardando. È solo un aiuto visivo: fuori orario puoi creare lo stesso.

Quando l'agenda è piena

Quando più impegni cadono alla stessa ora, la griglia non li schiaccia più in colonnine illeggibili.

• Due card e un «+N» — le card affiancate restano larghe abbastanza da leggere nome e orario. Quelle che non ci stanno finiscono in un +N sul bordo destro del giorno; i disdetti ci vanno per primi.
• Il pannello del giorno — un clic sul +N apre quel giorno più in grande, sopra la griglia, con tutte le card complete. Da lì apri un dettaglio (il pannello resta aperto), crei, sposti e allunghi un appuntamento come sulla griglia.
• La card che si espande — fermandoti con il mouse su una card, la card stessa cresce sul posto, sopra le vicine, e mostra tutto: contatto e tipo, orario, modalità e luogo, i casi collegati, la nota (le prime righe; intera nel dettaglio) e gli assegnatari. Le card grandi abbastanza non cambiano misura, e una card che ha già tutto in vista resta com'è.
• La card scelta — quando fai clic, la card resta aperta finché il dettaglio a lato è aperto: sai sempre di quale appuntamento stai leggendo.
• Il «+» per creare — passando su un giorno compare un + sul bordo destro, all'altezza dell'ora: funziona anche quando le card occupano tutta la colonna. Dove c'è un +N, si crea dal pannello del giorno.
• In Mese — ogni cella mostra tutte le righe che ci stanno, e +N altri apre lo stesso pannello del giorno. Passando su una riga si apre come una card dell'Agenda. Gli impegni su più giorni sono una barra continua che tiene la sua riga per tutta la settimana, e i disdetti vanno in fondo alla cella.
• Se la finestra è stretta — i giorni non si restringono oltre una larghezza leggibile: la griglia scorre di lato e la colonna delle ore resta ferma.

L'Agenda

L'Agenda è l'elenco dei giorni, uno sotto l'altro. A sinistra di ogni giorno leggi la data e un riepilogo — quanti appuntamenti, quante ore occupate, dal primo all'ultimo — e a destra ci sono le card: appuntamenti, impegni di Google, blocchi e task, ciascuno al suo orario.

• Scorre senza fine — si apre su oggi e scorri avanti e indietro quanto vuoi: i mesi si caricano da soli. In alto c'è sempre il mese che stai guardando.
• Le frecce vanno di un mese per volta, al primo del mese; tornando al mese corrente ti portano a oggi. Oggi ci scorre in un attimo.
• Le card passando con il mouse si aprono e mostrano tutto, come nelle altre viste. Gli impegni di Google hanno il calendario, l'organizzatore e quanti invitati hanno accettato; i task sono raccolti in Task del giorno, con quanti ne hai già fatti; i blocchi hanno la cornice a righe del colore del calendario.

Trascinare

Appuntamenti, task e blocchi si spostano con il mouse, in tutte le viste: Giorno, Settimana, Mese, pannello del giorno e Agenda. La card ti resta in mano e segue il cursore; sulla griglia le card che verrebbero coperte si stringono di lato per farle posto, così vedi già come sarà la giornata dopo lo spostamento. Nel Mese la riga si mette nella cella al suo posto d'orario: dove la lasci, fra le altre, decide l'ora.

Al rilascio niente si salva da solo: accanto alla card (nell'Agenda, dentro la card stessa) si apre la conferma.

• Da → A — il vecchio orario barrato e il nuovo in evidenza. L'inizio si ritocca lì (e anche la fine, per gli appuntamenti liberi).
• Le sovrapposizioni — se l'appuntamento finisce sopra qualcos'altro, la conferma dice cosa e a che ora, e il bottone diventa Sposta comunque.
• Avvisa il cliente — acceso di serie: spegnilo e il cliente non riceve il messaggio di riprogrammazione (che parte comunque solo se le notifiche del calendario lo prevedono). Se il nuovo orario è già passato, non parte niente e la conferma te lo dice.
• Annulla, Esc o un clic fuori — tutto torna dov'era.

Se ti fermi un attimo su un orario affollato, il pannello del giorno si apre da solo e continui lì dentro, vedendo tutti gli impegni prima di rilasciare.

Il menu Vista e filtri

L'icona a strati, in alto, raccoglie in un solo menu le scelte su come e cosa vedere. Ogni sezione si apre e si chiude, e da chiusa dice già il valore scelto. Le scelte restano salvate per te: le ritrovi la prossima volta. Se un filtro sta nascondendo qualcosa, sull'icona compare un numero.

• Densità — Compatto, Normale o Ampio: quanto è alta un'ora sulla griglia.
• Visibilità — Mostra weekend, Mostra ore non lavorative (spento, la griglia va dalla prima all'ultima ora lavorativa) e Mostra i disdetti.
• Mostra — Tutto, Solo appuntamenti o Solo task. Con Solo appuntamenti restano anche blocchi e impegni di Google.
• Assegnatario — Tutti, I miei (solo quello che è assegnato a te), Da assegnare, oppure una o più persone scelte dall'elenco.
• Esito — Presente, Assente, Non segnato, anche più d'uno insieme. Con un esito scelto restano solo gli appuntamenti che combaciano; i task non cambiano, perché li decide solo Mostra.

Su mobile trovi le stesse sezioni nel foglio Vista, sotto la scelta della vista.

Dal telefono

Su mobile le viste sono tre — Giorno, Mese e Agenda — perché la settimana su uno schermo di telefono è illeggibile.

• Mese — ogni giorno mostra fino a tre pallini, uno per impegno. Tocchi un giorno e dal basso sale il foglio del giorno, con le card: lo allunghi o lo accorci trascinandolo, e resta lì sotto mentre leggi un dettaglio.
• Giorno — una card per orario, a tutta larghezza, con il caso collegato in vista; se alla stessa ora c'è altro, un +N apre il foglio con tutti gli impegni di quell'orario.
• Agenda — le stesse card del computer, con la data del giorno che resta in alto mentre scorri.
• Spostare — tieni premuto un appuntamento o un blocco e scegli Sposta o cambia orario: nuovo giorno e orario, le sovrapposizioni elencate, e se serve Sposta comunque.
• Indietro, su Android, chiude prima la finestra o il foglio aperto, poi il dettaglio, e solo alla fine esce dal calendario.

Le impostazioni

L'ingranaggio Impostazioni Calendari (in cima all'elenco a sinistra) è il pannello da cui gestisci tutto:

• Task — i tipi di task che il team può creare.
• Account Google — colleghi l'account per la sincronizzazione.
• Pagine pubbliche — l'anteprima delle pagine che vede chi prenota, su desktop e telefono, in chiaro e in scuro; con il White Label, anche l'intestazione col tuo logo.
• Calendari — l'elenco dei calendari (filtrabile per canale), da cui apri, crei e configuri ogni calendario: i suoi orari, i suoi eventi prenotabili, i promemoria e il codice da mettere sul tuo sito.

Come funziona, in breve

1. Crei un calendario e lo colleghi a un canale WhatsApp.
2. Imposti la sua disponibilità (gli orari in cui accetti prenotazioni).
3. Aggiungi gli eventi: i tipi di appuntamento prenotabili (durata, posti, form).
4. Condividi il link pubblico oppure crei tu gli appuntamenti dalla chat.
5. Clara conferma al cliente, scrive l'evento su Google e manda i promemoria.

Collegare Google Calendar

Da Impostazioni Calendari → Account Google colleghi il tuo account. Da quel momento gli appuntamenti creati in Clara vengono scritti sul calendario Google che scegli per ogni calendario, e la disponibilità mostrata ai clienti tiene conto degli impegni già presenti su Google (controllo occupato/libero).