Creare e configurare un calendario
Un calendario raccoglie gli appuntamenti di una persona, di un servizio o di una sede. Qui imposti canale, accessi, orari, avvisi al cliente, pagina pubblica e sincronizzazione Google.
I calendari si gestiscono da Calendario → Impostazioni Calendari → Calendari. Sotto Miei trovi i tuoi; sotto Altri utenti quelli del team che puoi vedere o modificare. Per crearne uno nuovo usa il + accanto a "Miei".
La pagina di un calendario è divisa in cinque schede: Generale, Eventi, Accesso, Disponibilità e Notifiche. Sono fatte tutte allo stesso modo: a sinistra il titolo della sezione con due righe di spiegazione, a destra i campi; in fondo Salva modifiche, e Annulla quando hai cambiato qualcosa.
Dettagli
- Nome — come si chiama il calendario (il nome di un collaboratore, di un servizio o di una sede).
- Canale — il canale WhatsApp da cui partono conferme, promemoria e avvisi.
- Indirizzo sede — usato negli appuntamenti in presenza.
- Colore — con quale colore gli appuntamenti compaiono in agenda.
Accesso, tipo e assegnatari
Nella scheda Accesso decidi tre cose:
- il tipo: Personale (il proprietario è sempre assegnato ad appuntamenti e task) o Pubblico (nessuno è fisso; un calendario nuovo nasce così);
- chi lo vede: le persone una a una, con Visualizza (lavora su appuntamenti e task) o Modifica (anche le impostazioni del calendario);
- gli assegnatari di default: chi si propone da solo su ogni appuntamento e task nuovo.
Dalla stessa scheda si cambia il proprietario del calendario, quando una persona lascia o passa il testimone.
Tutti i dettagli sono in Chi vede i calendari.
Disponibilità
Nella scheda Disponibilità imposti quando il calendario è prenotabile: gli orari della settimana e le eccezioni (festivi, ferie, orari speciali). Un calendario nuovo nasce con Lun–Ven 09:00–18:00. Gli eventi del calendario ereditano questi orari, oppure li personalizzano restando dentro: vedi Disponibilità: gli orari del calendario.
Notifiche al cliente
Sono gli avvisi WhatsApp che i partecipanti ricevono in automatico. Li attivi o disattivi singolarmente:
- Conferma prenotazione
- Riprogrammazione
- Rinuncia partecipazione — il messaggio a chi non partecipa più a un appuntamento: ha rinunciato dal proprio link, o è stato rimosso. Lo riceve solo lui; per gli altri partecipanti l'appuntamento non cambia.
- Disdetta
- Promemoria — spento, ferma anche i promemoria già in programma.
I testi di questi avvisi sono di sistema (impostati centralmente): tu scegli solo se inviarli. Questi valori sono la base che gli eventi ereditano: ogni evento può poi personalizzarli nella sua scheda Notifiche.
Per gli appuntamenti liberi (senza evento), qui trovi anche l'interruttore «Il cliente può disdire e spostare l'appuntamento dal link» col suo limite: per i liberi la fonte è il calendario, perché un evento non c'è.
Promemoria
Aggiungi uno o più promemoria automatici prima dell'appuntamento (es. 1 giorno prima, 2 ore prima) per ridurre i no-show. Usa + Aggiungi e imposta valore e unità (minuti, ore, giorni). Partono a ogni partecipante attivo con l'«avvisa» acceso.
Pagina pubblica
Attiva Abilita la pagina pubblica del calendario per avere una pagina con tutti gli eventi prenotabili, da condividere con un link. Con Copia link pubblico (in alto) ottieni l'indirizzo da mandare ai clienti.
Nella scheda del browser del cliente la pagina porta il nome del calendario: sceglilo pensando anche a lui. Per vedere la pagina come la vede chi prenota, apri Impostazioni Calendari → Pagine pubbliche.
La verifica OTP via WhatsApp non si imposta qui, ma per singolo evento nell'editor dell'evento.
Google Calendar
Scegli su quale calendario Google scrivere gli appuntamenti di questo calendario: gli appuntamenti creati in Clara verranno creati anche lì. (Serve aver collegato l'Account Google.)
Predefinito
Con Predefinito (la stella in alto) scegli il calendario usato di default quando crei un appuntamento senza specificarne uno.
I calendari personali non si possono eliminare; gli altri sì, ma solo se non hanno appuntamenti (anche storici).
