Creare eventi prenotabili

Un evento è un tipo di appuntamento che i clienti possono prenotare: durata, posti, orari, modulo dati, regole e notifiche. Ogni calendario può averne più di uno.

Gli eventi vivono dentro un calendario. Aprilo da Impostazioni Calendari → Calendari, scorri fino a Eventi e usa + Nuovo evento (oppure + Nuovo evento direttamente sotto il calendario nell'elenco a sinistra). La sezione Eventi elenca le tipologie prenotabili con durata, posti e visibilità.

L'editor dell'evento è diviso in cinque schede — Generale, Disponibilità, Accesso, Prenotazione e Notifiche — come la pagina del calendario.

Tre di queste (Disponibilità, Accesso, Notifiche) funzionano allo stesso modo: l'evento eredita dal suo calendario e mostra in sola lettura cosa arriva da lì; con l'interruttore Personalizza per questo evento gli dai regole sue.

Scheda Generale

• Nome evento — es. Consulenza, Visita, Demo.
• Durata — quanto dura l'appuntamento.
• Posti — quante prenotazioni può accogliere lo stesso slot orario. 1 = appuntamento singolo (dopo la prenotazione lo slot non è più disponibile); più di 1 = evento di gruppo, cioè più appuntamenti sullo stesso orario (es. 3 posti = fino a 3 prenotazioni nello stesso slot).
• Descrizione (facoltativa) — mostrata nel link pubblico, sotto il titolo.
• Attivo — se l'evento è prenotabile o in pausa.
• Mostra i posti rimasti nel link pubblico — utile per gli eventi di gruppo.
• Colore — se non scelto, l'evento usa il colore del calendario.
• Modalità — In sede (con indirizzo), Telefono o Video (con link).

Scheda Disponibilità

Di partenza l'evento è prenotabile negli orari del suo calendario, che vedi in sola lettura: se li cambi sul calendario, l'evento li segue.

Se l'evento ha bisogno di orari suoi, accendi Personalizza per questo evento: parti da una copia degli orari del calendario e li modifichi giorno per giorno. Gli orari dell'evento devono stare dentro quelli del calendario, e le eccezioni del calendario valgono comunque: qui puoi solo aggiungerne altre. Spegnendo l'interruttore l'evento torna a ereditare e gli orari personalizzati si perdono. Tutte le regole sono in Disponibilità: gli orari del calendario.

In Controlla i seguenti calendari indichi altri calendari da verificare prima di mostrare uno slot come libero: se la persona è già occupata lì (o su Google), lo slot non viene proposto.

Scheda Accesso

Qui decidi chi viene assegnato agli appuntamenti di questo evento. Di partenza valgono gli assegnatari del calendario. Con Personalizza per questo evento scegli tu, fra le persone che hanno accesso al calendario: una, più di una o nessuna. In questo caso nessuno è fisso, nemmeno il proprietario di un calendario Personale, e se non scegli nessuno l'appuntamento nasce «Da assegnare».

L'elenco delle persone resta quello del calendario: per aggiungere o togliere qualcuno si passa dalla scheda Accesso del calendario. Sui calendari personali creati in automatico da Clara gli assegnatari non si personalizzano.

Scheda Prenotazione

• Abilita la pagina pubblica dell'evento — genera la pagina di prenotazione self-service. Nella scheda del browser porta il nome dell'evento; per vederla come il cliente, dal giorno scelto fino alla conferma, usa l'anteprima delle pagine pubbliche.
• Richiedi verifica OTP via WhatsApp — chiede al cliente un codice via WhatsApp prima di confermare, così il numero è verificato.
• Intervallo slot — ogni quanto parte uno slot (di default la durata dell'evento).
• Buffer prima / dopo — margine attorno a ogni appuntamento.

Le regole di prenotazione sono scritte come frasi, e per ogni campo scegli anche l'unità da un menù (minuti, ore, giorni, settimane…): «90 minuti» o «un'ora e mezza» sono lo stesso valore, scrivilo come lo pensi.

Quando si può prenotare

• Lo slot deve iniziare almeno [valore] [unità] dopo la prenotazione — il preavviso minimo: evita le prenotazioni all'ultimo momento. Zero = nessun preavviso richiesto.
• Si può prenotare fino a [valore] [unità] da oggi — quanto lontano nel futuro il calendario è aperto.

Dopo la prenotazione

• Il cliente può disdire e spostare l'appuntamento dal link — acceso, chi ha prenotato gestisce da solo il proprio appuntamento dal link ricevuto nei messaggi.
• fino a [valore] [unità] prima dell'appuntamento — il limite. Lasciato vuoto = fino all'ora di inizio.

La rinuncia alla partecipazione non passa da qui: è sempre possibile, finché l'appuntamento è attivo — vedi gestire gli appuntamenti.

Qui vive anche il Form di prenotazione: Nome, Cognome e Telefono sono sempre richiesti (campi di sistema); con + Aggiungi campo ne aggiungi altri (testo, scelta, ecc.), obbligatori o facoltativi, e l'Anteprima form, subito sotto, mostra il modulo come lo vedrà il cliente.

Scheda Notifiche

Ogni evento eredita le notifiche del suo calendario: gli interruttori (conferma, riprogrammazione, rinuncia partecipazione, disdetta, promemoria) e i promemoria programmati. Il riquadro mostra in sola lettura cosa arriva dal calendario.

Con Personalizza per questo evento, l'evento ha le sue regole: la visita di controllo con due promemoria, il primo colloquio con uno solo, l'evento interno senza messaggi. Puoi tornare a «eredita» quando vuoi: le personalizzazioni non si perdono, restano pronte per quando ri-personalizzi.

Chiudi con Crea evento (o Salva modifiche se lo stai modificando).