Finora un appuntamento in Clara aveva un destinatario solo. Funzionava per la visita, la consulenza, la chiamata. Non funzionava per la riunione: il rogito con geometra, notaio e banca era per forza tre appuntamenti gemelli — o uno solo, con due persone da avvisare a mano.
Da oggi un appuntamento può avere più partecipanti. In agenda resta un incontro solo; ogni partecipante ha la sua vita: riceve i propri messaggi WhatsApp, ha il proprio link, può tirarsi indietro senza far saltare l'incontro agli altri.
Ognuno riceve i suoi messaggi
Conferma, promemoria, riprogrammazione, disdetta: partono a ogni partecipante, nella sua chat. E quando aggiungi qualcuno a un appuntamento già preso, riceve la sua conferma — con i promemoria futuri già in programma.
Accanto a ogni nome c'è l'interruttore avvisa: spegnilo per chi non deve ricevere nulla (il collega interno, chi è già informato). L'interruttore che prima stava in fondo alla modale, unico per tutto l'appuntamento, ora sta sulla riga di ciascuno — e la modale ti dice sempre, prima di salvare, quanti messaggi partiranno e per chi si aprirà una chat nuova.
I promemoria automatici e la sincronizzazione con Google Calendar sono quelli di sempre: come funziona il Calendario di Clara nel suo insieme è raccontato sulla sua pagina.
Permessi individuali
Per ogni partecipante scegli cosa può fare dal suo link:
- Visualizza — vede i dettagli e può rinunciare alla propria partecipazione. Niente altro.
- Modifica — può anche spostare l'appuntamento o disdirlo per tutti.
La rinuncia è sempre possibile, per chiunque: chi non può venire ti conviene saperlo, sempre. Se rinuncia l'ultimo rimasto, l'appuntamento si annulla — e la pagina glielo dice chiaramente prima che confermi.
Quando qualcuno rinuncia (o lo rimuovi tu), riceve il messaggio di rinuncia partecipazione, i suoi promemoria si fermano, e gli altri non ricevono nulla: per loro l'incontro non è cambiato. Tu invece lo vedi subito, nella scheda dell'appuntamento e nel messaggio in chat.
Un titolo per l'appuntamento
Con tre partecipanti, l'argomento dell'incontro non è più una persona: è la cosa per cui vi vedete. Ogni appuntamento ora può avere un titolo («Rogito appartamento Rossi») che finisce in agenda, su Google Calendar e nei messaggi. Vale anche per gli appuntamenti a un solo partecipante — e per quelli liberi, che finora si chiamavano tutti «Appuntamento».
Proponi orari, senza uscire dalla chat
La scena era questa: il cliente chiede «quando potete?», l'operatore apre la modale dell'appuntamento, si segna gli orari liberi, la chiude, li ricopia nel messaggio. Ora c'è Proponi orari, nel pannello Calendari della chat:
- scegli calendario ed evento;
- scorri i giorni e tocchi gli orari liberi (quelli occupati sono lì, ma sbarrati);
- Inserisci nel messaggio: le disponibilità si scrivono da sole nel campo di testo, tu aggiungi il resto e invii.
La proposta resta agganciata alla conversazione: quando il cliente sceglie, confermi con un tocco e l'appuntamento si crea da solo, sull'orario scelto — se nel frattempo quello slot si è riempito, Clara te lo dice invece di sovrapporre.
Gli orari occupati si vedono (e si scavalcano solo apposta)
Ovunque si scelga un orario, gli slot pieni ora si vedono, disabilitati. Se serve davvero sovrapporre — capita — si può: ma è una scelta dichiarata, con l'avviso a schermo, non più un incidente silenzioso.
Impostazioni degli eventi, ripensate
La pagina di ogni evento prenotabile è ora divisa in schede — Generale, Disponibilità, Prenotazione, Notifiche — come quella dei calendari. E due cose sono cambiate nel merito:
- Le regole di prenotazione parlano italiano. «Si può prenotare fino a 60 giorni da oggi», «Il cliente può disdire e spostare l'appuntamento dal link, fino a 24 ore prima»: frasi con il campo dentro, e l'unità di misura (minuti, ore, giorni…) si sceglie da un menù.
- Le notifiche si decidono per evento. Ogni evento eredita le notifiche del suo calendario, ma può personalizzarle: la visita di controllo con due promemoria, il primo colloquio con uno solo. Torni a «eredita» quando vuoi, senza perdere le personalizzazioni.
Per chi prenota dal link
Chi riceve il link dell'appuntamento può disdire e spostare da solo, entro il limite che decidi tu (o senza limite, se il campo è vuoto). Meno telefonate per un orario da cambiare, e l'agenda resta vera.
Vale anche per chi prenota dal modulo pubblico del Calendario: sceglie lo slot, conferma, e da lì in avanti gestisce il suo appuntamento dal link che riceve.
Le guide passo-passo sono nel centro assistenza: Gestire gli appuntamenti · Proporre orari in chat · Creare eventi prenotabili.
