Automazioni (workflow)

Flussi che reagiscono a un evento ed eseguono azioni da soli. Si costruiscono trascinando i blocchi su un canvas, e si provano prima di attivarli.

Le automazioni sono flussi che reagiscono a un evento ed eseguono azioni per conto tuo: un messaggio che arriva, un caso che cambia stato, un appuntamento che si avvicina. Le gestisci da Admin → Automazioni, dove la lista mostra nome, stato, esecuzioni, successi ed errori.

Le regole le scrivi tu: qui non c'è un'AI che improvvisa coi tuoi clienti.

Le automazioni si organizzano in gruppi, come i template: un badge colorato nelle liste e Ordina per al posto dell'ordinamento sulle colonne.

Creare un workflow

Premi + Nuovo Workflow, dai nome e descrizione. Si apre l'editor a canvas: trascini i blocchi dal pannello di sinistra e li colleghi tra loro. Ogni blocco si configura cliccandolo.

I blocchi sono di tre famiglie: trigger (l'evento che avvia il flusso), condizioni (quando proseguire, e per quale strada) e azioni (cosa fare).

I trigger: da cosa parte il flusso

Nella sidebar sono raggruppati per entità, così trovi subito quello che cerchi.

• Messaggi — Messaggio Ricevuto, Parola Chiave, Bottone
• Chat — Nuova Chat, Chat Assegnata
• Contatti — Contatto Creato, Contatto Aggiornato
• Etichette — Etichetta Aggiunta, Etichetta Rimossa
• Casi — Nuovo caso, Stato Caso Cambiato, Campo Caso Modificato
• Calendari — Appuntamento, Promemoria Appuntamento, Appuntamento concluso, Task, Scadenza Task
• Campagne — Campagna
• Sistema — Programmato, Webhook

Per il trigger Programmato c'è un costruttore visuale della ricorrenza: imposti giorni e orari senza scrivere espressioni strane. Le scansioni programmate vanno oltre: invece di aspettare un evento, l'automazione parte a un orario che decidi tu e passa in rassegna i casi o le conversazioni che rispondono ai tuoi filtri. Prima di attivarla, l'anteprima ti dice quanti ne troverebbe adesso.

Le condizioni: quando, e per quale strada

Oltre a Filtro, Se/Altrimenti, Switch e Attesa, ci sono tre condizioni che cambiano il modo di ragionare di un flusso.

Attendi risposta — il flusso si ferma e aspetta che il cliente risponda, poi prende una di due strade: Ha risposto o Nessuna risposta. È così che un'automazione smette di essere un invio a senso unico e diventa una conversazione: mando il preventivo, aspetto tre giorni; se non risponde, sollecito con garbo.

Fascia oraria — esegui solo dentro l'orario di lavoro.

Intervallo di date — due rami, Nel periodo e Fuori: utile per promozioni, stagionalità e chiusure.

Le azioni: cosa fa il flusso

Raggruppate per ambito:

• Messaggi — Invia Testo, Invia Media, Invia Template, Invia Link Prenotazione
• Gestione Chat — Aggiungi/Rimuovi Etichetta, Assegna Chat, Archivia Chat, Aggiungi Commento, Notifica interna, Trova o crea conversazione
• Contatti — Crea contatto, Aggiorna Contatto
• Casi — Crea caso, Sposta caso di stato, Aggiorna campo caso
• Calendari — Crea Appuntamento, Disdici Appuntamento, Segna esito, Blocca calendario, Crea Task
• Webhook — Invia Webhook verso i tuoi sistemi
• AI — Classifica con AI, Estrai Dati con AI, Elabora con AI, Analisi Sentiment, Chiamata AI (OndaAgents)

Le azioni sui casi sono quelle che tengono il CRM aggiornato da solo: il flusso sposta di stato, compila un campo, apre un caso — senza che nessuno lo faccia a mano.

Nei testi puoi citare il caso e i suoi campi: {{caso.campo.OFFERTA}}, {{caso.campo.SCADENZA}} e simili. Le condizioni si costruiscono con un selettore unico dei campi, con la ricerca, e sotto trovi sempre la traduzione in italiano di quello che hai composto.

Appuntamento concluso parte una volta per ogni appuntamento finito. In Quando scegli Dopo la fine (subito, o con un ritardo) oppure Il giorno dopo, alle… un'ora fissa. Con Solo se l'esito non è segnato ignora gli appuntamenti di cui hai già segnato le presenze, e i filtri lo limitano a certi calendari o tipi di evento. Si abbina bene a Segna esito, che segna Presente o Assente (o toglie l'esito) sull'appuntamento del trigger, oppure sull'ultimo appuntamento concluso del contatto — utile quando il cliente scrive «scusate, ieri non sono potuto venire». Nessuna delle due manda messaggi al cliente.

Blocca calendario crea un blocco «Non disponibile»: scegli calendario ed eventi, e Quando. Da adesso inizia tra un certo tempo e dura quanto dici — «da subito, per due ore». Da variabile prende inizio e fine da un dato che arriva al flusso: è la strada per le ferie comunicate da un gestionale via webhook. Nessun messaggio parte, e gli appuntamenti già presi restano.

Crea Task può far cadere il task nel giorno di una data del caso: al posto dei giorni metti la variabile della Scadenza, e il task finisce lì. C'è anche lo scarto, per il promemoria qualche giorno prima. L'appuntamento creato da un'automazione si porta dietro il caso da cui nasce.

Provare prima di attivare

Prima di mettere un flusso in produzione usa l'Esecuzione di prova: gira su dati di test e ti mostra l'esito passo per passo, con «Prova completata senza errori» oppure l'errore preciso dove si è fermato. Meglio scoprirlo qui che con un cliente vero.

Un'automazione che funziona si può duplicare e adattare, invece di ricostruirla da zero. Le automazioni con i bottoni hanno l'anteprima ad albero: vedi tutti i rami, cosa succede se il cliente tocca un pulsante e cosa se non lo tocca, senza doverla eseguire.

Stato del workflow

In alto a destra gestisci lo stato: Bozza, Test, Attiva.

Dalla conversazione

In chat le automazioni si gestiscono dall'icona a forma di fulmine nell'area di scrittura, dopo le emoji: da lì ne avvii una e ne vedi l'anteprima dei passi prima di lanciarla. Quelle in corso compaiono come una bolla dentro la conversazione, con il conto alla rovescia (riprende tra…) e il pulsante per interromperle. Un puntino verde sul fulmine ti avvisa quando ce n'è una attiva.