Automazioni (workflow)

Flussi che reagiscono a un evento ed eseguono azioni da soli. Si costruiscono trascinando i blocchi su un canvas, e si provano prima di attivarli.

Le automazioni sono flussi che reagiscono a un evento ed eseguono azioni per conto tuo: un messaggio che arriva, un caso che cambia stato, un appuntamento che si avvicina. Le gestisci da Admin → Automazioni, dove la lista mostra nome, stato, esecuzioni, successi ed errori.

Le regole le scrivi tu: qui non c'è un'AI che improvvisa coi tuoi clienti.

Le automazioni si organizzano in gruppi, come i template: un badge colorato nelle liste e Ordina per al posto dell'ordinamento sulle colonne.

Creare un workflow

Premi + Nuovo Workflow, dai nome e descrizione. Si apre l'editor a canvas: trascini i blocchi dal pannello di sinistra e li colleghi tra loro. Ogni blocco si configura cliccandolo.

I blocchi sono di tre famiglie: trigger (l'evento che avvia il flusso), condizioni (quando proseguire, e per quale strada) e azioni (cosa fare).

I trigger: da cosa parte il flusso

Nella sidebar sono raggruppati per entità, così trovi subito quello che cerchi.

• Messaggi — Messaggio ricevuto, Parola chiave
• Conversazioni — Nuova conversazione, Conversazione assegnata
• Contatti — Contatto creato, Lead ricevuto (Meta), Contatto aggiornato
• Etichette — Etichetta aggiunta, Etichetta rimossa
• Casi — Nuovo caso, Stato caso cambiato, Campo caso modificato
• Calendari — Appuntamento, Promemoria appuntamento, Appuntamento concluso, Task, Scadenza task
• Campagne — Campagna
• Sistema — Programmato, Scansione programmata, Webhook, Bottone

Per il trigger Programmato c'è un costruttore visuale della ricorrenza: imposti giorni e orari senza scrivere espressioni strane. Le scansioni programmate vanno oltre: invece di aspettare un evento, l'automazione parte a un orario che decidi tu e passa in rassegna i casi o le conversazioni che rispondono ai tuoi filtri. Prima di attivarla, l'anteprima ti dice quanti ne troverebbe adesso.

Lead ricevuto (Meta) parte quando qualcuno compila un modulo dei tuoi annunci Meta (Lead Ads). Con Filtra per Canale scegli il canale che riceve i lead, con Modulo un modulo preciso oppure Qualsiasi modulo, e con Solo lead da annunci a pagamento lasci fuori i moduli compilati da un post normale, senza annuncio. Quando il flusso parte, contatto e conversazione esistono già, compilati con i dati del lead: puoi aprire un caso, assegnarlo a un collega, scrivergli. Clara non scrive mai al lead da sola: il messaggio lo decidi tu nel flusso, e sui canali ufficiali Meta il primo messaggio dev'essere un template. Serve il collegamento con Meta Ads, da Impostazioni → Connettori: vedi i moduli di Meta Ads.

Le condizioni: quando, e per quale strada

Oltre a Filtro, Se/Altrimenti, Switch e Attesa, ci sono tre condizioni che cambiano il modo di ragionare di un flusso.

Attendi risposta — il flusso si ferma e aspetta che il cliente risponda, poi prende una di due strade: Ha risposto o Nessuna risposta. È così che un'automazione smette di essere un invio a senso unico e diventa una conversazione: mando il preventivo, aspetto tre giorni; se non risponde, sollecito con garbo.

Fascia oraria — esegui solo dentro l'orario di lavoro.

Intervallo di date — due rami, Nel periodo e Fuori: utile per promozioni, stagionalità e chiusure.

Le azioni: cosa fa il flusso

Raggruppate per ambito:

• Messaggi — Invia testo, Invia template, Invia media, Chiamata AI (OndaAgents)
• Gestione conversazioni — Assegna conversazione, Trova o crea conversazione, Aggiungi etichetta, Rimuovi etichetta, Archivia conversazione, Aggiungi commento, Crea caso, Sposta il caso di stato, Aggiorna campo caso, Notifica interna
• Webhook — Invia webhook verso i tuoi sistemi
• Contatti — Aggiorna contatto, Crea contatto
• Calendari — Disdici appuntamento, Segna esito, Crea appuntamento, Invia link prenotazione, Crea task, Blocca calendario
• AI — Elabora con AI, Classifica con AI, Estrai dati con AI, Analisi sentiment

In Crea task e Crea appuntamento il campo Assegnatari ha tre scelte: Default del calendario (chi è assegnato di default su quel calendario), Nessuno (l'elemento resta Da assegnare) e Scegli persone. Sui calendari Personali il proprietario è sempre assegnato. Le automazioni create prima di questa scelta continuano a fare quello che facevano. Vedi Chi vede i calendari.

Le azioni sui casi sono quelle che tengono il CRM aggiornato da solo: il flusso sposta di stato, compila un campo, apre un caso — senza che nessuno lo faccia a mano.

Crea caso può dare anche il nome al caso, nel campo Nome del caso (opzionale): per esempio Richiesta di {{contact.nome}}, così in board la richiesta di Mario Rossi si riconosce al volo. Se lo lasci vuoto, il caso prende il nome dal modulo predefinito della tipologia, se ce n'è uno. Al massimo 120 caratteri.

Nei testi puoi citare il caso e i suoi campi: {{caso.campo.OFFERTA}}, {{caso.campo.SCADENZA}} e simili. Le condizioni si costruiscono con un selettore unico dei campi, con la ricerca, e sotto trovi sempre la traduzione in italiano di quello che hai composto.

Appuntamento concluso parte una volta per ogni appuntamento finito. In Quando scegli Dopo la fine (subito, o con un ritardo) oppure Il giorno dopo, alle… un'ora fissa. Con Solo se l'esito non è segnato ignora gli appuntamenti di cui hai già segnato le presenze, e i filtri lo limitano a certi calendari o tipi di evento. Si abbina bene a Segna esito, che segna Presente o Assente (o toglie l'esito). In Su quale appuntamento scegli:

• L'appuntamento del trigger — quando il flusso parte da un appuntamento, da un promemoria o da Appuntamento concluso;
• L'appuntamento di oggi del contatto — per la regola «chi scrive sono arrivato è presente»: se il contatto ha più appuntamenti oggi, vale quello più vicino all'ora attuale;
• L'ultimo appuntamento concluso del contatto — utile quando il cliente scrive «scusate, ieri non sono potuto venire».

Con le ultime due puoi limitarti ad alcuni calendari (Solo nei calendari), e con Solo se non ancora segnato non tocchi chi ha già un esito. Nessuno dei due nodi manda messaggi al cliente.

Blocca calendario crea un blocco «Non disponibile»: scegli calendario ed eventi, e Quando. Da adesso inizia tra un certo tempo e dura quanto dici — «da subito, per due ore». Da variabile prende inizio e fine da un dato che arriva al flusso: è la strada per le ferie comunicate da un gestionale via webhook. Nessun messaggio parte, e gli appuntamenti già presi restano.

Crea Task può far cadere il task nel giorno di una data del caso: al posto dei giorni metti la variabile della Scadenza, e il task finisce lì. C'è anche lo scarto, per il promemoria qualche giorno prima. L'appuntamento creato da un'automazione si porta dietro il caso da cui nasce.

I segnaposto dei template

Quando un flusso usa Invia template, nella configurazione del nodo trovi l'Anteprima template con i segnaposto evidenziati e, sotto, le Variabili. Accanto a ogni segnaposto un'etichetta ti dice come verrà riempito:

• automatico — il valore arriva da solo, e l'etichetta dice da dove: dalla rubrica (nome, cognome, email, azienda, indirizzo, città, provincia, CAP), dal numero della chat (telefono) o dal nome messaggi del canale (mittente). Se scrivi qualcosa nel campo, vale il tuo testo;
• da compilare — nessuno lo riempie per te: se resta vuoto, nel messaggio esce vuoto. Finché lo è, l'etichetta è rossa.

Un'automazione con un campo da compilare lasciato vuoto non si attiva: Clara ti dice quale nodo e quale campo mancano («Il campo [data] è senza valore»). E se dopo l'invio un segnaposto automatico è uscito vuoto — la scheda in rubrica non aveva il cognome, il canale non ha il nome dei messaggi — lo vedi in Esecuzioni recenti, con una riga gialla sotto l'esecuzione: «[cognome] è uscito vuoto…». Il messaggio parte lo stesso, ma sai cosa sistemare.

Provare prima di attivare

Prima di mettere un flusso in produzione usa l'Esecuzione di prova: gira su dati di test e ti mostra l'esito passo per passo, con «Prova completata senza errori» oppure l'errore preciso dove si è fermato. Meglio scoprirlo qui che con un cliente vero.

Un'automazione che funziona si può duplicare e adattare, invece di ricostruirla da zero. Le automazioni con i bottoni hanno l'anteprima ad albero: vedi tutti i rami, cosa succede se il cliente tocca un pulsante e cosa se non lo tocca, senza doverla eseguire.

Stato del workflow

In alto a destra gestisci lo stato: Bozza, Test, Attiva.

Dalla conversazione

In chat le automazioni si gestiscono dall'icona a forma di fulmine nell'area di scrittura, dopo le emoji: da lì ne avvii una e ne vedi l'anteprima dei passi prima di lanciarla. Quelle in corso compaiono come una bolla dentro la conversazione, con il conto alla rovescia (riprende tra…) e il pulsante per interromperle. Un puntino verde sul fulmine ti avvisa quando ce n'è una attiva.