Connettore: Romulus

Colleghi il centralino Romulus ai canali: chiami dalla chat, e le telefonate restano nella scheda del cliente accanto ai messaggi.

Romulus è il connettore per il centralino Romulus, da Admin → Impostazioni → Connettori. La telefonata è il momento più ricco della relazione col cliente — ed è quello che si perde più in fretta. Con Romulus, non più: parte dalla chat con un clic e resta scritta nella scheda.

Il collegamento è in tre passi: colleghi l'account Romulus, scegli quali numeri appartengono al canale e decidi chi può telefonare e con quale interno. Gli ultimi due sono quelli che si dimenticano più spesso: senza numeri il canale non registra nessuna chiamata, e senza operatori il tasto Chiama non compare.

1. Collegare l'account

1. Apri Admin → Impostazioni → Connettori, scegli il canale in Seleziona Canale e fai clic su Romulus.
2. Vai sulla scheda Impostazioni.
3. In un'altra finestra apri la Dashboard Romulus e copia la tua API Key.
4. Incollala in API Key Romulus e fai clic su Configura.

I webhook si configurano da soli: non devi impostare nulla a mano. Finché l'API Key non è a posto, le schede Configurazione e Chiamate non compaiono.

Sotto la chiave, il riquadro di stato ti dice se tutto gira: Webhook di fine chiamata (attivo, oppure Crea per rifarlo), Storico (ultimi 30 giorni) e Ultimo controllo delle chiamate, che Clara ripete ogni 10 minuti per recuperare quelle che il webhook avesse perso. Con Prova connessione verifichi in un clic che la chiave funzioni ancora.

La scheda Configurazione è divisa in tre blocchi numerati, che apri e chiudi con un clic. Anche da chiusi, ognuno ti dice in una riga come è impostato: 2 numeri scelti, 3 operatori, Solo riepilogo.

2. Scegliere i numeri del canale

Nel blocco 1. Numeri del canale spunti i numeri che appartengono a questo canale. La regola è semplice: Clara registra solo le chiamate ricevute o fatte da questi numeri. Tutto il resto resta in Romulus e in Clara non lascia traccia: niente bolla in chat, niente riga nello storico.

I numeri non li scrivi a mano: l'elenco arriva da Romulus, con i numeri del tuo account e quelli che hanno ricevuto chiamate di recente — è così che compare anche il numero del centralino, quello che i clienti chiamano. Fai le tue scelte e premi Salva. Appena scegli il primo numero, Clara recupera anche le chiamate degli ultimi 30 giorni.

Un esempio: lo Studio Rossi riceve le chiamate sul numero del centralino e telefona ai clienti da un secondo numero. Spunti tutti e due: così in chat trovi sia le chiamate in arrivo sia quelle fatte dagli operatori.

3. Aggiungere gli operatori

Nel blocco 2. Operatori dici a Clara quale interno del centralino è di chi. Senza questa informazione Clara non sa da dove far partire la telefonata, e per quella persona il tasto Chiama semplicemente non c'è. Va fatto una volta per ogni persona che deve poter telefonare: non è un'impostazione dell'azienda, è un'impostazione della singola persona.

1. Fai clic su Aggiungi operatore.
2. Scegli l'Utente di Clara dall'elenco.
3. In Interni spunta l'interno (o gli interni) da cui parte la chiamata — il telefono che squilla per primo, sulla sua scrivania o nell'app Romulus. Se ne spunti più di uno, scegli quale è il Predefinito.
4. In Chiama con spunta il numero (o i numeri) che il cliente vede arrivare sul display, e anche qui il Predefinito. Trovi solo i numeri del canale che hai spuntato al passo precedente e con cui Romulus permette di chiamare. Se non ne spunti nessuno vale Primo disponibile: lo sceglie Romulus fra i numeri del tuo account.
5. Fai clic su Salva.

Interni e numeri arrivano in diretta dal tuo account Romulus. Ripeti per ogni collaboratore che deve telefonare: la tabella mostra Utente, Interno e Chiama con con il predefinito davanti; un +1 accanto vuol dire che ce n'è un altro, e passandoci sopra li vedi tutti. Dal menu di ogni riga puoi Modificare o Rimuovere un operatore.

Lo stesso interno può essere di più persone: è il caso del telefono fisso del banco, usato da tutti. Basta assegnarlo a ognuna. Un esempio: allo Studio Rossi Mario Rossi ha il suo interno personale (predefinito) e anche l'interno del banco, e chiama con il numero dello studio (predefinito) o con quello della sede di Milano.

4. Decidere chi ascolta le registrazioni

Le chiamate le registra Romulus, secondo le regole del tuo centralino: Clara non registra niente da sola. Per ogni chiamata del canale riceve il riepilogo e, quando Romulus l'ha registrata, anche l'audio. Una chiamata che Romulus non registra, in Clara non ha audio.

Nel blocco 3. Registrazioni l'interruttore Audio nella conversazione decide cosa vedono gli operatori nella chat col cliente:

• Attiva — sotto ogni chiamata compaiono il riepilogo e il lettore per ascoltare la registrazione.
• Spenta — nella conversazione resta solo il riepilogo. Utile se non vuoi che tutti ascoltino le telefonate.

Vale per tutti gli operatori del canale. In entrambi i casi l'audio resta disponibile agli amministratori nella scheda Chiamate e dentro Romulus.

Come si telefona

Dalla chat del cliente, l'operatore fa clic su Chiama. Nella finestra che si apre vede da quale Interno e con quale Numero in uscita partirà la chiamata — già scelti i suoi predefiniti — e se ne ha più di uno può cambiarli. Clara chiede a Romulus di mettere in comunicazione l'interno con il numero del contatto: squilla prima il suo telefono, poi parte la chiamata verso il cliente, che vede il numero scelto.

Sullo stesso canale puoi collegare anche Voxloud: chi ha un interno su tutti e due sceglie il Centralino nella stessa finestra, e Clara ricorda l'ultima scelta per quel canale.

Cosa resta dopo la telefonata

A fine chiamata la telefonata finisce nella conversazione con il cliente, con data e operatore, e la conversazione sale in cima. Sulla chiamata trovi chi c'era: sopra una chiamata fatta il nome dell'operatore, dentro una chiamata ricevuta Ha risposto: e il suo nome. Se l'interno è di più persone (o non è assegnato a nessuno) Clara non può sapere chi ha preso il telefono, e allora scrive l'interno, per esempio Interno 101 · Banco. Una chiamata persa in entrata, anche se il cliente finisce in segreteria, segna la conversazione da leggere e manda la notifica Chiamata persa a chi ha le notifiche push attive. Gli amministratori trovano tutte le chiamate nella scheda Chiamate del connettore, con i filtri per direzione, stato, chiamante, destinatario, utente e data.

Perché conta

• Niente più “mi avevate detto che…” senza prova.
• Nessuna chiamata persa resta senza risposta.
• WhatsApp e telefono, ordinati nello stesso posto.

Se il tasto Chiama non compare

Controlla in quest'ordine:

1. L'API Key è configurata nella scheda Impostazioni del connettore.
2. L'utente ha la sua riga in Operatori, con un interno.
3. L'interno assegnato esiste ancora nel tuo account Romulus: se lo cambi lato centralino, aggiorna anche l'operatore in Clara.

Se invece squilla il telefono dell'operatore ma il cliente no, esci e rientra nell'app Romulus sul telefono e riprova.

Se su una chiamata c'è l'interno invece del nome

Vuol dire che quell'interno è assegnato a più persone, oppure a nessuna, e la chiamata è partita (o è stata presa) dal telefono e non dal tasto Chiama di Clara. Se quell'interno lo usa una sola persona, assegnalo solo a lei in Operatori: dalle chiamate successive comparirà il suo nome.

Se una chiamata non compare in chat

Quasi sempre il numero che ha ricevuto (o fatto) la chiamata non è spuntato in 1. Numeri del canale. Spuntalo e salva: da quel momento le chiamate su quel numero arrivano in Clara. Quelle passate restano consultabili dentro Romulus.