Connettore: Voxloud

Colleghi il centralino VoIP ai canali: chiami dalla chat, e le telefonate restano nella scheda del cliente accanto ai messaggi.

Voxloud è il connettore per le chiamate VoIP/centralino, da Admin → Impostazioni → Connettori. La telefonata è il momento più ricco della relazione col cliente — ed è quello che si perde più in fretta. Con Voxloud, non più: parte dalla chat con un clic e resta scritta nella scheda.

Il collegamento è in tre passi: colleghi l'account Voxloud, scegli quali numeri appartengono al canale e decidi chi può telefonare e con quale interno. Gli ultimi due sono quelli che si dimenticano più spesso: senza numeri il canale non registra nessuna chiamata, e senza operatori il tasto Chiama non compare.

1. Collegare l'account

1. Apri Admin → Impostazioni → Connettori, scegli il canale in Seleziona Canale e fai clic su Voxloud.
2. Vai sulla scheda Impostazioni.
3. In un'altra finestra apri la Dashboard Voxloud, vai su Impostazioni → API e copia la tua API Key.
4. Incollala in API Key Voxloud e fai clic su Configura.

I webhook si configurano da soli: non devi impostare nulla a mano. Finché l'API Key non è a posto, le schede Configurazione e Chiamate non compaiono.

Sotto la chiave, il riquadro di stato ti dice se tutto gira: Webhook di fine chiamata, Storico (ultimi 30 giorni) e Ultimo controllo delle chiamate, che Clara ripete ogni 10 minuti per recuperare quelle che il webhook avesse perso. Se Voxloud sospende l'invio di qualche evento (succede quando per un momento Clara non è raggiungibile), il riquadro e il segnale in alto dicono Eventi sospesi: Clara li riattiva da sola entro 10 minuti. Con Prova connessione verifichi in un clic che la chiave funzioni ancora.

La scheda Configurazione è divisa in tre blocchi numerati, che apri e chiudi con un clic. Anche da chiusi, ognuno ti dice in una riga come è impostato: 2 numeri scelti, 3 operatori, Solo riepilogo.

2. Scegliere i numeri del canale

Nel blocco 1. Numeri del canale spunti i numeri che appartengono a questo canale. La regola è semplice: Clara registra solo le chiamate ricevute o fatte da questi numeri. Tutto il resto resta in Voxloud e in Clara non lascia traccia: niente bolla in chat, niente riga nello storico.

I numeri non li scrivi a mano: l'elenco arriva da Voxloud, con i numeri del tuo account e quelli che hanno ricevuto chiamate di recente — è così che compare anche il numero del centralino, quello che i clienti chiamano. In cima trovi quelli già spuntati, poi quelli più chiamati. Fai le tue scelte e premi Salva.

Un esempio: lo Studio Rossi riceve le chiamate sul numero del centralino e telefona ai clienti da un secondo numero. Spunti tutti e due: così in chat trovi sia le chiamate in arrivo sia quelle fatte dagli operatori.

3. Aggiungere gli operatori

Nel blocco 2. Operatori dici a Clara quale interno del centralino è di chi. Senza questa informazione Clara non sa da dove far partire la telefonata, e per quella persona il tasto Chiama semplicemente non c'è. Va fatto una volta per ogni persona che deve poter telefonare: non è un'impostazione dell'azienda, è un'impostazione della singola persona.

1. Fai clic su Aggiungi operatore.
2. Scegli l'Utente di Clara dall'elenco.
3. In Interni spunta l'interno del centralino da cui parte la chiamata — il telefono che squilla per primo, sulla sua scrivania. Se ne spunti più d'uno, indica quello Predefinito.
4. In Chiama con spunta il numero che il cliente vede arrivare sul display: almeno uno, perché senza numero Voxloud non fa partire la chiamata. Qui trovi solo i numeri del canale che hai spuntato al passo precedente e che Voxloud abilita per gli interni scelti; anche qui, con più numeri, scegli il Predefinito.
5. Fai clic su Salva.

Interni e numeri arrivano in diretta dal tuo account Voxloud. Ripeti per ogni collaboratore che deve telefonare: la tabella mostra Utente, Interno e Chiama con con il predefinito davanti; un +1 accanto vuol dire che ce n'è un altro, e passandoci sopra li vedi tutti. Dal menu di ogni riga puoi Modificare o Rimuovere un operatore.

Lo stesso interno può essere di più persone: è il caso del telefono fisso del banco, usato da tutti. Basta assegnarlo a ognuna.

4. Decidere chi ascolta le registrazioni

Le chiamate le registra Voxloud, secondo le regole del tuo centralino: Clara non registra niente da sola. Per ogni chiamata del canale riceve il riepilogo e, quando Voxloud l'ha registrata, anche l'audio. Una chiamata che Voxloud non registra, in Clara non ha audio.

Nel blocco 3. Registrazioni l'interruttore Audio nella conversazione decide cosa vedono gli operatori nella chat col cliente:

• Attiva — sotto ogni chiamata compaiono il riepilogo e il lettore per ascoltare la registrazione.
• Spenta — nella conversazione resta solo il riepilogo. Utile se non vuoi che tutti ascoltino le telefonate.

Vale per tutti gli operatori del canale. In entrambi i casi l'audio resta disponibile agli amministratori nella scheda Chiamate e dentro Voxloud.

Come si telefona

Dalla chat del cliente, l'operatore fa clic su Chiama. Nella finestra che si apre vede da quale Interno e con quale Numero in uscita partirà la chiamata — già scelti i suoi predefiniti — e se ne ha più di uno può cambiarli. Clara chiede a Voxloud di mettere in comunicazione l'interno con il numero del contatto: squilla prima il suo telefono, poi parte la chiamata verso il cliente, che vede il numero scelto.

Sullo stesso canale puoi collegare anche Romulus: numeri, operatori e chiamate dei due centralini restano separati. Chi ha un interno su tutti e due sceglie il Centralino nella finestra della chiamata, e Clara ricorda l'ultima scelta per quel canale.

Una chiamata persa in entrata porta in cima la conversazione, la segna da leggere e manda la notifica Chiamata persa a chi ha le notifiche push attive.

Cosa resta dopo la telefonata

Le chiamate vengono trascritte automaticamente e finiscono nella conversazione con il cliente, con data e operatore. Chi al telefono non c'era può comunque sapere cosa è stato detto.

Sulla chiamata trovi chi c'era: sopra una chiamata fatta il nome dell'operatore, dentro una chiamata ricevuta Ha risposto: e il suo nome. Se l'interno è di più persone (o non è assegnato a nessuno) Clara non può sapere chi ha preso il telefono, e allora scrive l'interno, per esempio Interno 201 · Banco. Gli amministratori le trovano tutte nella scheda Chiamate del connettore, con i filtri per direzione, stato, chiamante, destinatario, utente e data.

Perché conta

• Niente più “mi avevate detto che…” senza prova.
• Il cliente che torna dopo mesi cita cose che ora sono scritte.
• WhatsApp e telefono, ordinati nello stesso posto.

Se il tasto Chiama non compare

Controlla in quest'ordine:

1. L'API Key è configurata nella scheda Impostazioni del connettore.
2. L'utente ha la sua riga in Operatori, con almeno un interno e un numero in Chiama con.
3. L'interno assegnato esiste ancora nel tuo account Voxloud: se lo cambi lato centralino, aggiorna anche l'operatore in Clara.

Se su una chiamata c'è l'interno invece del nome

Vuol dire che quell'interno è assegnato a più persone, oppure a nessuna, e la chiamata è partita (o è stata presa) dal telefono e non dal tasto Chiama di Clara. Se quell'interno lo usa una sola persona, assegnalo solo a lei in Operatori: dalle chiamate successive comparirà il suo nome.

Se una chiamata non compare in chat

Quasi sempre il numero che ha ricevuto (o fatto) la chiamata non è spuntato in 1. Numeri del canale. Spuntalo e salva: da quel momento le chiamate su quel numero arrivano in Clara. Quelle passate restano consultabili dentro Voxloud.